La protection de la vie privée constitue un enjeu de sécurité et Le Clos des aloès tient à adopter une attention particulière aux traitements de vos données personnelles.

La Politique de confidentialité et de protection des données personnelles a pour objet de vous informer de manière transparente sur la typologie des données à caractère personnel que nous sommes amenés à collecter, leurs traitements et vos droits tout au long du projet d’évènement, à l’égard de nos clients et prospects.

1. Qui recueille vos données à caractère personnel ?
2. Quelles données personnelles sont collectées ?
3. Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant ?
4. A quelles fins vos données personnelles sont-elles utilisées ?
5. Quelles informations partageons-nous avec des tiers ?
6. Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
7. Quelles mesures de sécurité et de confidentialité sont appliquées ?
8. Quels sont vos droits ?
9. Phishing ou hameçonnage
10. Divers

1) Qui recueille vos données à caractère personnel ?

Dans le cadre de votre projet d’évènement, Le Clos des aloès recueille et traite des données à caractère personnel vous concernant.

• Responsable de traitement

Le Clos des aloès est une marque de Bôjardin, Société à Responsabilité Limitée (SARL) unipersonnelle, au capital de 3500€, RCS Toulouse 492 948 658 dont le siège social est situé 65 Route de Rieumes 31600 Lherm.

2) Quelles données personnelles sont collectées ?

Définition

La notion de « données personnelles » désigne toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique par référence à un numéro de client ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, numéro client, email, adresse postale ou IP…).

Nous collectons et utilisons vos données, strictement obligatoires ou nécessaires, dans le cadre de votre évènement ayant lieu au Clos des aloès. Nous pouvons être amenés à collecter différents types de données personnelles vous concernant, notamment :

– Données d’identité (par ex., nom, nationalité, date et lieu de naissance, copie des justificatifs d’identités, permis de conduire) ;

– Données de contact, personnelles et professionnelles, (par ex., adresse postale, email, numéro de téléphone) ;

Par principe, le Clos des aloès s’interdit de collecter et de traiter toutes les données personnelles liées à vos origines raciales ou ethniques, à vos opinions politiques, à vos convictions religieuses ou philosophiques, à votre syndicalisation, ni de données génétiques ou données concernant votre orientation sexuelle.

3) Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant ?

Lorsque le Clos des aloès collecte vos données personnelles, cette collecte est effectuée de manière loyale et transparente grâce à la présence de mentions d’informations, de recueil de consentement (case à cocher) ou de renvoi à la présente Politique. Une fois votre consentement donné, vous avez la possibilité de le retirer à tout moment.

Certaines données à caractère personnel peuvent être collectées à des fins réglementaires ou contractuelles, ou conditionner la conclusion d’un contrat. Vous êtes informés le cas échéant des conséquences d’un refus de communication ou de retrait de votre consentement.

Le Clos des aloès recueille et traite vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

Lors de votre navigation sur nos sites Internet

– Lorsque vous décidez de nous contacter par téléphone, par mail ou par un formulaire de contact en ligne, nous collectons des données d’identité et de contact auxquelles le Clos des aloès associe une référence client. Ces informations sont obligatoires pour traiter votre demande.

– En cas d’inscription à la newsletter, vous nous communiquez délibérément votre adresse email afin de recevoir une offre ou une nouveauté du site. Lors de la collecte de votre email et de l’envoi de nos messages, nous nous engageons à vous offrir la possibilité de vous désabonner à tout moment via un lien présent sur chacun de nos messages.

– Nous sommes susceptibles de collecter, en tant que destinataire, des informations lorsque vous naviguez sur les pages de nos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram). Les données à caractère personnel que vous déposez sur nos pages et comptes de nos réseaux sociaux sont récupérées par le Clos des aloès notamment pour réaliser des actions de fidélisation, d’étude, d’analyse, de sondage et de promotion. Les publications, avis et commentaires sur des produits, services, contenus, ou encore les sites sont susceptibles d’être sauvegardés et exploités. Pour en savoir plus sur la protection de vos données personnelles lors de la navigation sur ces réseaux sociaux, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

Dans le cadre de l’exécution d’un contrat

De l’entrée en relation et sur toute la vie du contrat, nous collectons les éléments relatifs à l’identités de nos clients et les documents contractuels.

4) A quelles fins vos données personnelles sont-elles utilisées ?

Toutes les informations que vous fournissez au Clos des aloès sont nécessaires aux finalités de leurs traitements et respectent les libertés et droits fondamentaux des prospects et clients.

Nous utilisons tout ou partie des données personnelles que vous choisissez de nous communiquer pour les finalités décrites ci-dessous et sur la base des fondements suivants :

• Exécuter le contrat de location

Le traitement est mis en œuvre car il est nécessaire à l’exécution du contrat, ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande en tant que client, dans le cadre d’une relation déjà établie, ou en tant que prospect si aucune relation n’a encore été établie (mesures précontractuelles telle que la délivrance d’un conseil ou d’un devis).

Sans ces traitements, nous ne serions pas en mesure de conclure ou d’exécuter le contrat.

• Répondre à nos intérêts légitimes

Nous pouvons invoquer un « intérêt légitime » à traiter vos données, en particulier lorsque nous nous trouvons face à des situations pouvant présenter des risques pour notre activité tels que nous prémunir contre les abus de marché, gérer les éventuels recours en justice, de prévenir et gérer les incivilités à l’égard de nos collaborateurs, de surveiller l’accès à nos locaux notamment par un dispositif de vidéosurveillance.

Notre intérêt légitime peut également être lié à la gestion de notre activité en tant qu’entreprise (comptabilité générale, facturation, gestion du bilan, reporting, études statistiques), à la gestion de notre relation clients (amélioration de la connaissance client, amélioration de nos produits), à la prospection et à la segmentation marketing incluant le cas échéant la combinaison de données à des fins d’analyse ou d’anonymisation, ou encore pour nos activités de communication.

Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et droits fondamentaux. À ce titre, ils s’accompagnent de mesures et garanties permettant d’assurer l’équilibre entre la protection de vos intérêts et droits et la poursuite de nos intérêts légitimes.

Nous traitons avant tout vos données à caractère personnel en vue de vous fournir des informations sur nos locations, prendre des rendez-vous, formuler des propositions commerciales, établir une relation contractuelle, définir les modalités de paiement.

Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou si cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi (exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, respect d’une obligation légale ou règlementaire, préservation de l’intérêt public, protection de nos intérêts légitimes). Les données seront traitées sous format papier, automatisé, télématique et notamment par courrier postal ou courrier électronique, par téléphone (y compris par SMS, MMS,…), par télécopie et par tout autre moyen électronique (site Internet ou applications).

Nous collectons vos données personnelles pour répondre aux finalités suivantes :

– Adresser nos communications,

– Personnaliser notre communication à votre attention et notamment lors de l’envoi d’emails,

– Effectuer des opérations de prospection commerciale, notamment par courrier électronique, automate d’appel ou SMS. Dans ce cas, vous serez préalablement sollicité pour exprimer votre consentement, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données personnelles. Chaque message électronique de prospection commerciale contient un lien permettant de vous désinscrire.

– Gérer la relation commerciale,

– Elaborer des études statistiques et des opérations marketing,

– Fiabiliser les données,

– Gérer des demandes d’exercice de droits,

– Etablir un devis,

– Répondre à nos intérêts légitimes,

– Gérer le recrutement,

– Réaliser une enquête de satisfaction pour nos clients.

Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer des produits et services personnalisés et de qualité.

Le traitement de données à caractère personnel de prospects, clients ou partenaires est autorisé aux fins d’établissement, d’exécution ou de cessation de contrat. Cela inclut également le suivi du fournisseur contractuel dans la mesure où ce suivi est en relation avec la finalité du contrat.

5) Quelles informations partageons-nous avec des tiers ?

A votre demande, Le Clos des aloès peut être amené à transmettre les informations collectées aux fins prévues et licites aux partenaires et sous-traitants de son réseau ainsi que le cas échéant à des organismes tiers, tels que des prestataires assurant des services de livraison par exemple.

Toutes vos données personnelles qui ont été collectées par Le Clos des aloès sont strictement confidentielles. Nous ne transmettrons jamais vos données personnelles à aucun tiers susceptible de les utiliser à des fins commerciales et/ou de publicité directe, sans votre consentement exprès. Nos collaborateurs et partenaires sont tenus au respect de la confidentialité des données qu’ils traitent.

Le Clos des aloès utilise un logiciel de service informatique permettant de traiter, et stocker des informations hors de l’Union Européenne (logiciel HUBSPOT). Toutefois, des garanties contractuelles sont prises afin d’assurer un niveau de protection suffisant.

6) Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel relatives aux clients et prospects ne sont pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Cette durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies. A l’issue et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou réglementaires imposant de conserver certaines données, nous procédons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données.

Pour des raisons légales et réglementaires, les données à caractère personnel collectées à des fins de gestion d’un contrat sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à l’expiration des délais de droit commun, soit pendant une durée de 5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle.

Pour des raisons comptables, les données des prestataires et fournisseurs sont conservées pour une durée de 10 ans.

Les images de vidéosurveillance sont sauvegardées pendant la durée légale d’1 mois.

De même, les données collectées sur le formulaire de contact en ligne seront conservées pendant une durée de 3 ans à compter du jour de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect, sauf dispositions légales contraires.

La durée de vie des Cookies ou autres traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet est de 13 mois maximum.

Lorsque vous êtes entré en contact avec nous pour une demande de devis en ligne et que votre demande n’a pas été suivie d’une souscription, nous conservons vos données pendant une durée de 3 ans.

Lorsque vous avez formulé une demande de devis ayant entraîné l’émission d’une offre, finalement non acceptée par vos soins, nous conservons les données pendant une durée de 6 mois à compter de sa réception.

Dans le cadre d’une candidature, la durée de conservation du CV et de la lettre de motivation est de vingt-quatre (24) mois. Seules les personnes habilitées pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

Ces délais peuvent être plus longs dans certaines situations spécifiques, lorsque la règlementation l’exige, par exemple en cas de recours en justice.

Dans ce cas les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure judiciaire puis archivées selon les durées légales de prescription applicables.

Lorsqu’une donnée à caractère personnel est collectée pour plusieurs finalités, elle est conservée jusqu’à épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

7) Quelles mesures de sécurité et de confidentialité sont appliquées ?

Le Clos des aloès met tout en œuvre pour assurer la sécurité, l’intégrité, et la confidentialité de vos données.

Nous prenons au regard de la nature des données personnelles et des risques présentés par le traitement, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ou prévenir toute utilisation impropre.

Ainsi, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité des données à caractère personnel de nos clients contre tout accès non autorisé, modification, déformation, divulgation, ou destruction des données à caractère personnel que nous détenons ainsi que protéger nos activités.

Vos données à caractère personnel transmises conformément aux finalités convenues peuvent, à l’occasion de diverses opérations, faire l’objet d’un transfert dans un pays de l’Union Européenne ou hors Union Européenne. Dans le cadre éventuel d’un transfert vers un pays hors Union Européenne, des règles assurant la protection et la sécurité de ces informations ont été mises en place.

A cette fin, nous prenons toutes mesures appropriées pour maintenir un niveau de confidentialité et de sécurité de vos données personnelles approprié pendant le transfert et à la réception de celles-ci.

8) Quels sont vos droits ?

Vous pouvez exercer des droits relatifs à l’ensemble des données vous concernant. Les droits attachés à vos données personnelles sont les suivants :

• Droit d’accès

Vous pouvez exercer votre droit d’accès pour connaître les données personnelles, vous concernant, à savoir leur nature, leur origine et l’usage auxquelles elles sont destinées

• Droit de retrait du consentement

Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous serez informés, le cas échéant, des conséquences de ce retrait.

• Droit de rectification

Si vos données personnelles détenues par Le Clos des aloès sont inexactes, vous pouvez demander à les modifier, les mettre à jour ou demander la complétude des informations

• Droit d’effacement

Vous pouvez demander la suppression des données personnelles détenues par Le Clos des aloès conformément aux lois applicables. Nous pouvons refuser cette demande, dans le cas où les données sont traitées pour respecter une obligation légale ou réglementaire.

• Droit à la portabilité

Vous pouvez demander la portabilité de vos données personnelles. A la double condition que le traitement repose sur l’exécution d’un contrat ou le consentement de la personne, et qu’il soit automatisé, vous avez le droit de recevoir les données dans un format structuré, dans un langage clair, lisible par machine et interopérable, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans que Le Clos des aloès y fasse obstacle.

• Droit à la limitation

Vous avez le droit d’obtenir la limitation des traitements lorsque vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitement est illicite, ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

• Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons qui vous sont propres. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce que vos données soient utilisées à des fins de profilage si ce profilage est lié à une prise de décision automatisée ou si le traitement de vos données à caractère personnel est utilisé à des fins de prospection commerciale notamment par téléphone.

Si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par voie téléphonique, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique prévue à l’article L223-1 du Code de la Consommation directement sur le site internet www.bloctel.gouv.fr/ ou par courrier adressé à : Société OPPOSETEL, Service BLOCTEL – 6, rue Nicolas Siret – 10 000 Troyes. Toutefois, malgré cette inscription, nous pouvons vous démarcher par téléphone dès lors qu’il existe des relations contractuelles en cours sauf si vous vous y êtes opposé ou si vous vous y opposez lors de l’appel.

En outre, vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution. Vous avez aussi la possibilité de nous indiquer, à tout moment, que vous ne souhaitez pas, en cas de décès, que vos données personnelles soient communiquées à un tiers. Ces droits ne peuvent cependant avoir pour effet de contrevenir aux droits des héritiers ou à permettre la communication d’informations auxquelles seuls ces derniers peuvent légitimement avoir accès.

Enfin, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France : CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS Cedex 07 / www.cnil.fr

Vous avez la possibilité de faire valoir les droits exposés ci-dessus par courrier à l’adresse suivante :

LE CLOS DES ALOÈS

65 Route de Rieumes

31600 LHERM – France

ou par email : [email protected]

Afin de garantir de la confidentialité des données, une photocopie d’une pièce d’identité/titre d’identité comportant votre signature pourra vous être réclamée afin de nous assurer de votre identité.

Le Clos des aloès répondra dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande et au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demande. Vous serez alors informé de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

9) Pishing ou Hameçonnage

Le phishing ou hameçonnage est une forme d’escroquerie qui consiste à prendre l’identité du Clos des aloès par le biais d’un e-mail pour vous inciter le cas échéant à communiquer vos données personnelles ou financières.

Si vous recevez un courrier électronique du Clos des aloès qui vous semble frauduleux, prévenez-nous en le transférant à l’adresse email : [email protected]

10) Divers

Vous êtes informé que lors de vos visites sur notre site Internet, des cookies et des traceurs peuvent être installés sur votre équipement terminal. Vous pouvez consulter, sur le site concerné, la Politique de cookies mise en œuvre.